Mahnwesen
Zahlungserinnerungen und Mahnungen
BliesgauInventar unterstützt die Nachverfolgung offener und überfälliger Rechnungen durch ein integriertes Mahnwesen.
Mahnungen und Zahlungserinnerungen werden direkt aus der Rechnung erstellt und als Dokument an der Rechnung gespeichert. Die ursprüngliche Rechnung bleibt dabei unverändert erhalten.
Mahnungen und Zahlungserinnerungen sind keine eigenen Rechnungen.
Die steuerlich relevante Rechnung bleibt die ursprüngliche Rechnung. Mahndokumente dienen ausschließlich der Zahlungsaufforderung und Dokumentation.
Voraussetzungen
Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung kann nur erstellt werden, wenn:
- die Rechnung finalisiert wurde
- die Rechnung überfällig ist
- ein offener Betrag vorhanden ist
- die Rechnung nicht storniert wurde
Für Entwürfe, stornierte oder vollständig bezahlte Rechnungen können keine Mahnungen erstellt werden.
Mahnstufen
BliesgauInventar unterstützt folgende Mahnstufen:
| Mahnstufe | Dokument |
|---|---|
| 1 | Zahlungserinnerung |
| 2 | 1. Mahnung |
| 3 | 2. Mahnung |
| 4 | 3. Mahnung |
Die jeweils nächste Mahnstufe wird automatisch vorgeschlagen.
Offene Beträge
Der offene Betrag wird bei jeder Mahnung neu berechnet.
Bereits erfasste Teilzahlungen werden automatisch berücksichtigt.
Beispiel:
- Rechnungsbetrag: 1.000,00 €
- Zahlungseingänge: 600,00 €
- Offener Betrag: 400,00 €
Die Mahnung weist immer den zum Zeitpunkt der Erstellung tatsächlich offenen Betrag aus.
Mahngebühren
Zusätzlich zum offenen Rechnungsbetrag können Mahngebühren ausgewiesen werden.
Die Mahngebühr wird in der Mahnung separat dargestellt und erhöht den ausgewiesenen Gesamtzahlungsbetrag.
Dokumentablage
Jede erzeugte Zahlungserinnerung oder Mahnung wird automatisch als PDF-Dokument gespeichert.
Die Dokumente erscheinen im Dokumentenbereich der jeweiligen Rechnung in der Kategorie:
- Mahnung / Zahlungserinnerung
Beispiele:
- RE-2026-000123-ZE.pdf
- RE-2026-000123-M1.pdf
- RE-2026-000123-M2.pdf
- RE-2026-000123-M3.pdf
Bereits erzeugte Mahnungen bleiben dauerhaft nachvollziehbar gespeichert.
Ablauf
- Rechnung wird finalisiert.
- Rechnung wird überfällig.
- Zahlungserinnerung erstellen.
- Bei weiterhin offenem Betrag weitere Mahnstufen erstellen.
- Mahnung wird als PDF erzeugt.
- Mahnung wird automatisch als Dokument gespeichert.
- Mahnstufe und Datum der letzten Mahnung werden an der Rechnung hinterlegt.
Hinweise
- Mahnungen berücksichtigen vorhandene Teilzahlungen.
- Mahnungen können beliebig oft als Dokument eingesehen oder heruntergeladen werden.
- Bereits erzeugte Mahnungen bleiben auch nach späteren Zahlungen erhalten.
- Mahnungen und Zahlungserinnerungen werden nicht als E-Rechnung erzeugt.
- Mahnungen verändern die ursprüngliche Rechnung nicht.